Os assistentes digitais, especialmente os baseados em inteligência artificial generativa, podem apoiar conselhos municipais e estaduais na preparação de minutas, organização de informações, elaboração de checklists, revisão de linguagem, estruturação de planos e criação de roteiros de reunião. Eles funcionam como instrumentos de produtividade e apoio técnico, mas não possuem competência institucional para deliberar, interpretar definitivamente a legislação, aprovar despesas, substituir parecer jurídico ou assumir a responsabilidade de agentes públicos e conselheiros.

O uso responsável começa pela compreensão de que toda resposta gerada é uma proposta de trabalho. O conteúdo pode apresentar omissões, referências imprecisas, dados desatualizados ou conclusões inadequadas ao contexto local. Por isso, qualquer resultado deve ser confrontado com a lei de criação do conselho, o regimento interno, as normas da política pública, os atos do ente federativo e as orientações dos órgãos competentes. A tecnologia acelera a primeira versão, enquanto a autoridade humana mantém o volante.

Este manual estabelece um padrão técnico para o emprego de assistentes no cotidiano dos conselhos. O objetivo é permitir ganho de eficiência sem enfraquecer a legalidade, a transparência, a proteção de dados, a participação social e a memória institucional. A adoção deve ser planejada como uma prática de governança, e não como uso improvisado de uma ferramenta.

• Apoiar a elaboração de rascunhos de atas, resoluções, ofícios, planos, relatórios e comunicações.
• Converter informações dispersas em estruturas, cronogramas, matrizes de responsabilidade e listas de verificação.
• Revisar clareza, coerência, padronização e acessibilidade da linguagem, preservando o sentido aprovado pelo colegiado.
• Auxiliar na preparação de reuniões, consultas públicas, conferências, capacitações e prestações de contas.
• Registrar perguntas, respostas, fontes consultadas, revisores e decisões finais para garantir rastreabilidade.

A finalidade não inclui automatizar deliberações, produzir decisões vinculantes sem análise, ocultar autoria, substituir profissionais habilitados ou utilizar conteúdos gerados como fonte única. Quanto maior o impacto da decisão sobre direitos, recursos públicos ou grupos vulneráveis, maior deve ser o nível de revisão e documentação.

O uso de assistentes deve respeitar o conjunto normativo aplicável à administração pública e à política setorial do conselho. Entre as referências gerais estão a Constituição Federal, a Lei de Acesso à Informação, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei de Governo Digital, as regras de arquivo público, a legislação local, a lei de criação do conselho e o regimento interno. Também devem ser observadas normas sobre publicidade, motivação, impessoalidade, acessibilidade e segurança da informação.

As regras específicas do município ou do estado prevalecem no respectivo âmbito. Quando houver dúvida jurídica, risco elevado ou possível impacto sobre direitos, o resultado deve ser submetido à assessoria jurídica, ao encarregado de dados, à controladoria ou ao setor técnico responsável.

A governança define limites claros para que o assistente seja útil sem se tornar uma caixa-preta. O conselho deve aprovar orientações internas, ainda que simples, indicando ferramentas permitidas, categorias de informação proibidas, tipos de tarefa autorizados, níveis de revisão e forma de registro. A norma pode ser incorporada ao regimento, a uma resolução de governança digital ou a um procedimento administrativo.

Contas compartilhadas devem ser evitadas. Cada usuário precisa ter credencial própria e acesso proporcional à função. A saída do assistente nunca deve ser publicada diretamente sem leitura integral, revisão e autorização do responsável.

O melhor uso está nas tarefas preparatórias, repetitivas e estruturantes. Quanto mais clara for a entrada, mais útil tende a ser a resposta. Exemplos seguros incluem gerar um roteiro de pauta a partir de tópicos já definidos; transformar uma lista de decisões em tabela de responsáveis e prazos; revisar uma minuta para linguagem simples; sugerir perguntas para audiência pública; comparar duas versões de um documento sem dados sensíveis; criar uma estrutura de relatório; ou montar um checklist com base em requisitos fornecidos pela equipe.

O conselho deve classificar previamente seus casos de uso. Tarefas de baixo risco podem seguir revisão simples. Tarefas moderadas exigem dupla conferência e documentação das fontes. Tarefas de alto risco devem receber análise especializada e, em muitos casos, não devem ser realizadas em ferramenta generativa aberta.

1. Defina a tarefa. Descreva o produto esperado, o público, a finalidade institucional, o prazo e o formato. Evite comandos vagos como “faça uma resolução”.
2. Classifique o risco. Verifique se há dados pessoais, sigilo, impacto sobre direitos, conteúdo jurídico, financeiro ou sensível. A classificação determina o nível de revisão.
3. Prepare o contexto mínimo. Use informações públicas, anonimizadas ou fictícias. Quando necessário, substitua nomes por funções, códigos ou marcadores.
4. Informe limites. Diga ao assistente para não inventar dados, destacar incertezas, separar fatos de sugestões e indicar o que precisa ser confirmado.
5. Peça estrutura verificável. Solicite tabelas, tópicos, referências a serem checadas, critérios e perguntas de validação. Isso reduz respostas nebulosas.
6. Revise criticamente. Confira nomes, datas, números, competências, citações, prazos, linguagem, inclusão e aderência ao contexto local.
7. Consulte fontes oficiais. Valide leis em portais oficiais, dados em bases competentes e orientações nos órgãos responsáveis.
8. Registre a validação. Anote ferramenta, data, finalidade, responsável, versão, fontes verificadas, correções e aprovação final.
9. Arquive a versão final. Guarde o documento aprovado no repositório institucional, preservando histórico e controle de acesso.
10. Avalie o resultado. Registre ganhos, falhas e ajustes necessários para aperfeiçoar os próximos usos.

Quando a revisão identificar informação incorreta, dado pessoal indevido, ausência de fonte ou conflito com norma local, o fluxo deve retornar à etapa de contexto ou ser interrompido. O prazo de entrega nunca justifica pular a validação.

Assistentes podem processar o texto enviado, metadados, arquivos anexados e histórico de interação. Antes de utilizar qualquer solução, o conselho deve compreender onde os dados são armazenados, por quanto tempo, para quais finalidades, se são usados para treinamento, quais suboperadores participam e como ocorre a exclusão. A ausência de informação clara é um sinal de risco.

• Não inserir CPF, RG, endereço, telefone, e-mail pessoal, prontuário, laudo, informação sobre saúde, raça, religião, orientação sexual, biometria ou dado de criança e adolescente.
• Não anexar denúncias, processos disciplinares, contratos ainda sigilosos, credenciais, planilhas de beneficiários ou documentos internos classificados.
• Usar anonimização ou pseudonimização, retirando detalhes que permitam reidentificar a pessoa pelo contexto.
• Preferir contas institucionais, autenticação forte, contratos que definam responsabilidade e configurações que impeçam uso para treinamento quando disponíveis.
• Estabelecer prazo de retenção e rotina de exclusão de históricos que não precisem integrar o processo administrativo.

Se ocorrer envio indevido de informação, o usuário deve interromper a atividade, comunicar imediatamente o responsável por segurança ou privacidade e registrar o incidente. A equipe avaliará contenção, exclusão, impacto aos titulares e demais providências cabíveis.

A revisão deve ser proporcional ao impacto do documento. Para conteúdo público simples, uma leitura por servidor competente pode ser suficiente. Para resolução, parecer, prestação de contas, resposta a órgão de controle ou documento que afete direitos, recomenda-se dupla revisão, envolvendo área técnica e jurídica ou outra unidade especializada.

Indicadores ajudam a demonstrar se a ferramenta está gerando valor ou apenas transferindo trabalho para a etapa de correção. A medição deve combinar produtividade, qualidade, segurança e satisfação dos usuários.

• Tempo médio economizado: diferença entre o processo tradicional e o processo assistido, sem omitir o tempo de revisão.
• Taxa de retrabalho: percentual de documentos que exigiram correções substanciais após a primeira validação.
• Taxa de aprovação: proporção de saídas aceitas após revisão, com ajustes leves.
• Incidentes de privacidade: número de consultas com dados indevidos, acessos não autorizados ou falhas de retenção.
• Erros de fonte: quantidade de referências inexistentes, desatualizadas ou inadequadas identificadas.
• Usos por categoria de risco: distribuição entre baixo, moderado e alto risco.
• Capacitação: percentual de usuários autorizados que concluíram treinamento.
• Satisfação: percepção da equipe sobre clareza, utilidade e confiança no fluxo.

Os indicadores devem ser avaliados trimestralmente. Resultados ruins podem exigir suspensão de determinado caso de uso, revisão dos modelos de consulta, mudança de ferramenta ou nova capacitação.

Situação: um conselho precisa preparar uma resolução que institua uma comissão temporária para acompanhar a revisão do plano municipal. A secretaria executiva dispõe da lei de criação, do regimento, da deliberação registrada em ata e do prazo aprovado pelo plenário.

1. A equipe classifica a tarefa como risco moderado, pois envolve minuta normativa, mas não utiliza dados pessoais.
2. São fornecidos apenas trechos públicos relevantes, a finalidade, a composição por funções e o período de atuação.
3. O assistente é orientado a criar uma estrutura de minuta, sem inventar artigos, fundamentos ou nomes.
4. A secretaria confere se a competência para criar a comissão consta no regimento e valida a redação com a assessoria jurídica.
5. O plenário analisa a minuta, realiza ajustes e delibera em reunião formal.
6. A versão aprovada recebe número, data, assinaturas, publicação e registro no repositório do conselho.
7. O histórico informa que houve apoio automatizado na estrutura inicial e identifica os responsáveis pela revisão.

O ganho ocorreu na preparação do primeiro rascunho e na organização dos artigos. A validade do ato, porém, decorreu da competência do conselho, da deliberação, da revisão e dos procedimentos formais. A ferramenta foi andaime, não edifício.

• A finalidade institucional está claramente definida?
• A tarefa foi classificada por nível de risco?
• A ferramenta é autorizada para uso institucional?
• Foram removidos dados pessoais, sigilosos e credenciais?
• O contexto fornecido é suficiente e limitado ao necessário?
• O comando proíbe invenção de fatos e pede indicação de incertezas?
• O formato esperado e os critérios obrigatórios foram informados?
• Todos os nomes, datas, números e metas foram conferidos?
• As fontes legais foram verificadas em portais oficiais?
• A competência do conselho foi confirmada?
• O texto foi revisado quanto a vieses e linguagem discriminatória?
• A acessibilidade e a linguagem simples foram avaliadas?
• O documento recebeu a revisão técnica adequada ao risco?
• A assessoria jurídica foi consultada quando necessário?
• O uso do assistente e as correções foram registrados?
• A versão final foi aprovada pela autoridade competente?
• O arquivo foi armazenado com controle de versão e acesso?
• O histórico foi excluído da ferramenta quando não precisava ser mantido?
• Indicadores e ocorrências foram registrados para avaliação futura?
• Há plano de resposta para eventual incidente de dados?

Alucinação: resposta apresentada com segurança, mas contendo informação incorreta, inventada ou sem apoio na fonte. Anonimização: processo que impede a associação do dado a uma pessoa, considerando meios razoáveis disponíveis. Assistente generativo: sistema que produz texto ou outro conteúdo a partir de instruções e padrões aprendidos. Contexto: conjunto de informações fornecidas para orientar a resposta. Dado pessoal: informação relacionada a pessoa identificada ou identificável. Dado pessoal sensível: categoria que exige proteção reforçada, como saúde, biometria, origem racial ou convicção religiosa.

Prompt ou comando: instrução enviada ao assistente. Pseudonimização: substituição de identificadores por códigos, mantendo possibilidade controlada de reversão. Rastreabilidade: capacidade de reconstruir etapas, versões, fontes, revisores e decisões. Revisão humana: análise crítica realizada por pessoa competente antes do uso do resultado. Viés: tendência sistemática que pode produzir tratamento injusto ou representação inadequada. Saída: conteúdo produzido pela ferramenta em resposta à consulta.

Constituição Federal; Lei nº 12.527/2011, Lei de Acesso à Informação; Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; Lei nº 14.129/2021, Governo Digital; legislação de arquivos públicos; lei de criação e regimento interno do conselho; normas da política pública; orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados; e materiais oficiais de Governo Digital sobre uso responsável de inteligência artificial generativa no setor público.

As referências devem ser verificadas em suas versões oficiais e atualizadas antes da aplicação. Orientações técnicas não afastam regras municipais, estaduais, setoriais ou determinações dos órgãos de controle.